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Der tierärztliche Alltag kann eine Zerreißprobe für die Nerven sein.
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Der tierärztliche Alltag kann eine Zerreißprobe für die Nerven sein.

Zeit- und Selbstmanagement

Mit fünf Tools stressfreier durch den Alltag

Stressprävention: Neben dem richtigen Mindset, also der Bewertung von Situationen, ist das Selbst- und Zeitmanagement im Arbeitsalltag entscheidend.

Von Alice Becker

Der tierärztliche Alltag hält jeden Tag neue Herausforderungen bereit. Faktoren wie die Arbeitsbedingungen und die raschen Veränderungen in unserer komplexen Zeit erfordern nicht nur Fachwissen, sondern auch psychische Belastbarkeit. Die Datenlage zeigt, dass psychische Probleme bei Mitarbeitenden im Bereich der Tiermedizin ein globales Problem sind. Auch in Deutschland ist die Situation alarmierend (Jensen et al. 2020/2022).

Die Fähigkeit, Stress zu bewältigen und resilient gegenüber beruflichen Herausforderungen zu sein, ist daher von großer Bedeutung. Dabei hilft auch ein gutes Selbst- und Zeitmanagement im Praxisalltag.

Fünf Zeitmanagement-Tools, die Stress mindern können


Top Job:


1) Die Eisenhower-Matrix

Diese Methode teilt Aufgaben in vier Quadranten auf und sortiert sie nach den beiden Parametern „Wichtig“ sowie „Dringend“.  Hier ein Beispiel:

Quadrant A - wichtig & dringlich = umgehend bearbeiten

Quadrant B - wichtig, aber nicht dringlich

Quadrant C - nicht wichtig, aber dringlich = i. d. R. zu delegieren

Quadrant D - nicht wichtig und nicht dringlich = nicht bearbeiten

Auf diese Weise strukturiert man zum einen seine Aufgaben, identifiziert zugleich Zeiträuber in seinen To-Do Listen oder kann entscheiden, was delegiert werden soll. Konzentrieren Sie sich vollständig auf die A und B-Aufgaben.

Gut organisiert im Notfall

Tierarztpraxen, die sich im Notfall gut organisiert und kommunikations­stark zeigen, reduzieren den Stresslevel für alle Beteiligten. Stimmen vom bpt-INTENSIV-Kleintier 2023 in Bielefeld. 
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2) Kanban-Boards

Agile Kanban-Boards ermöglichen es Aufgaben in Spalten zu organisieren, von “To-Do” über “In Arbeit” bis “Fertig”. Bonus hierbei: Erhöhte Eigenmotivation durch Visualisierung nicht nur von dem, was noch zu tun ist, sondern auch von dem, was bereits erledigt wurde. Jedes erledigte To-Do sind Erfolge – und Erfolge sollte man feiern.

3) Das Pareto-Prinzip

Vilfredo Pareto stellte fest, dass 20 % der Ereignisse für 80 % des Ergebnisses verantwortlich sind. Wie können wir diese Erkenntnis in die Praxis transferieren? Nehmen wir beispielsweise an, 20 % Ihrer Kunden generieren 80 % Ihres Umsatzes – Sind Ihnen diese Top-20 % Ihrer Kunden bekannt? Indem man diese Kunden identifiziert und eine proaktive Bindung und Versorgung sicherstellt, können bedeutende Erfolge erzielt werden.

4) Alpen

Das Akronym ALPEN eignet sich wunderbar für sämtliche Planungen im Praxisalltag: von bürokratischen Aufgaben in der Praxisverwaltung bis hin zur Erarbeitung von Termin- und OP-Planungen.  

  • Aufgabe (Notiere alle Aufgaben, die anstehen)
  •  Länge (Wie lange dauert die Erledigung der Aufgabe)
  • Puffer (Einen Zeitpuffer einplanen, es empfiehlt sich ca. 30 %!)
  • Entscheidung (Wann erledigt man welche Aufgabe?)
  • Nachbereitung (Wie sind die Aufgaben gelaufen, hat die Zeit gereicht? Sind neue Aufgaben angefallen?)

5) Die Pomodoro-Technik

Die sogenannte Pomodoro-Technik eignet sich besonders für bürokratische Aufgaben, beispielsweise vorbereitende Buchhaltung.  Hierzu zerlegt man seine To-Dos in kleinen Teilaufgaben, sodass diese in 25 Minuten zu schaffen sind. Anschließend stellt man sich einen Timer auf 25 Minuten und beginnt die Aufgaben zu erledigen. Nach fünf Minuten Pause geht es in die nächste 25-minütige Arbeitsphase. Nach vier solcher Zyklen wird eine längere Pause von 15–20 Minuten abgehalten. Das zügige vorankommen auf der To-Do-Liste wirkt motivierend. Inspirierende Pausen werden sichergestellt.

Weitere Maßnahmen für eine erhöhte Produktivität

Ablenkung vermeiden

Es empfiehlt sich,  Zeitfenster für bestimmte Aufgaben zu reservieren, um Ablenkungen bestenfalls auszuschließen aber mindestens zu minimieren. Mitarbeitende können beispielsweise durch klare Regelungen oder Hinweisschilder informiert werden, zu bestimmten Situationen nicht einzutreten. Es sollte zudem unbedingt daran gedacht werden, digitale Ablenkungen wie z. B. durch Pop-Ups im Vorfeld zu deaktivieren, aus- oder stummzuschalten!

Strukturen schaffen

Regelmäßige Teammeetings und das Nutzen von modernen Softwarelösungen erleichtern die Kommunikation und Organisation des Praxisalltags erheblich. Ein stabiler Aufbau der Praxis sorgt für klare Strukturen und trägt essenziell dazu bei,  die Tierarztpraxis zu einem gesunden Unternehmen zu entwickeln. Mithilfe klarer Ablauforganisation kann der administrativen Stress für den Tierarzt zusätzlich reduziert werden.

Delegieren

Das Delegieren von Dingen, die nicht zu den Kernaufgaben des Tierarztes gehören, beispielsweise an eine Praxismanagerin und Tiermedizinische Fachangestellte, steigern erheblich die Arbeitszufriedenheit. Hierzu lohnt es sich, den Delegationsrahmenplan für TFA zu Rate zu ziehen. Dieser wurde gemeinschaftlich von VMF und BPT erarbeitet und Anfang 2023 erstmalig veröffentlicht.

Hunde können Stress erschnüffeln

Im Schweiß und in der Ausatemluft von Menschen befinden sich Substanzen, die Hunde mit ihrer feinen Nase registrieren. Sie wissen dann offenbar, ob die Person gerade entspannt oder gestresst ist. 
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Take Home-Message: Haltung entsteht durch Verhalten

Es ist wichtig zu verstehen, dass Stress in der Tiermedizin unvermeidlich ist, sich aber durch geeignete Maßnahmen und den Einsatz moderner Ansätze gut bewältigen lässt. Hierfür müssen sich Tierärzte auch von alten Strukturen lösen: Die Integration von digitalen Plattformen reduziert beispielsweise den Arbeitsaufwand und erleichtert den Zugang zu Fachwissen. In der Praxis können Tierbesitzer digital über präventive Maßnahmen und die Förderung von Tiergesundheit informiert werden, um die Tiergesundheit langfristig zu verbessern und das Auftreten von Notfällen, soweit wie möglich, zu reduzieren.

Literatur bei der Autorin.

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Tierärztin Sabine Schroll sucht immer wieder neue Herausforderungen. 2012 begab sie sich auf den Weitwanderweg Pacific Crest Trail – auch, um 
Klarheit über ihre berufliche Neuorientierung zu finden.
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Porträt

„Wenn ich etwas mache, dann ganz – oder gar nicht“

Tierärztin Sabine Schroll verbringt gerne Zeit alleine und hat nicht nur Katzen im Fokus.

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Hundewelpen stressfrei untersuchen, chippen und impfen

Damit Hundekinder und ihre Besitzer den Besuch in der Tierarztpraxis positiv erleben, gibt es Grundlegendes zu beachten.