[10.05.2008]

Das neue Ausbildungsjahr beginnt im Sommer – und je näher der Termin rückt, desto mehr Bewerbungen stapeln sich auf dem Schreibtisch. Systematisches Vorgehen ist nun angesagt.

Stellenanzeigen aufgeben, eingehende Bewerbungen sortieren, Eingangsbescheide, Einladungen und Absagen rausschicken, Interviews vorbereiten, nachbereiten und schließlich die Entscheidung selbst: Die Suche nach neuen Auszubildenden ist alles andere als einfach. Und gerade weil die Praxis viel Zeit und Geld investiert, lohnt es sich, die Suche planvoll anzugehen:

Das Anforderungsprofil
„Für Ihre Auswahlentscheidung brauchen Sie einen Maßstab, eine Soll-Beschreibung dessen, was Sie von Ihrem neuen Mitarbeiter erwarten“, empfiehlt der Buchautor und Unternehmensberater Michael Lorenz. Vorher sollte der Praxisinhaber also festlegen, welche fachliche Qualifikation und welche sozialen Kompetenzen die Bewerberinnen mitbringen sollten. Lege ich auf einen guten Schulabschluss Wert? In welchen Fächern sollten gute Noten vorhanden sein? Sind im Einzugsgebiet der Praxis Fremdsprachenkenntnisse von großem Wert? Sind Mobilität/Führerschein auf Dauer unverzichtbar? Wie wichtig ist mir die Fähigkeit zum eigenständigen Handeln, die Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität, Konfliktund Teamfähigkeit? Hier lohnt es sich, gemeinsam mit altbewährten Mitarbeiterinnen rechtzeitig über Schlüsselqualifikationen nachzudenken. Schließlich sind sie es, die bei eklatanten Mängeln die Schwächen der neuen Kraft ausbügeln müssen und die genau wissen, worauf es ankommt. Michael Lorenz empfiehlt für eine Anforderungsanalyse die „Critical-Incidents-Technique“ (CIT): Dazu werden kritische Arbeitssituationen definiert, etwa die Beschwerdesituation mit einem Tierhalter, die Stresssituation in einer überfüllten Praxis, bei einem Notfall oder bei der Euthanasie eines Tieres. „Im zweiten Schritt werden für jede Situation Verhaltensweisen ermittelt, die das Verhalten der erfolgreichen Mitarbeiter in dieser Situation ausmachen und solche, die das Verhalten weniger erfolgreicher Mitarbeiter beschreiben“, so Lorenz. Auf diese Weise tritt sehr schnell zutage, welche Schlüsselqualifikationen Bewerber für diese Praxis mitbringen sollten.

Die eigentliche Suche
Steht das Anforderungsprofil erst einmal fest, ist die Gestaltung einer Stellenanzeige weniger schwierig: Sie sollte neben Muss-Qualifikationen die Basisinformationen für jeden Bewerber enthalten: Wer ist der Ansprechpartner für Rückfragen? Wo liegt die Praxis? Was bietet die Praxis? Bis wann muss die Bewerbung vorliegen? „Die Stellenanzeige muss das Interesse wecken und gleichzeitig in prägnanter Form über das Unternehmen und die zu besetzende Position informieren“, so Joachim Gutmann und Anja Karl in ihrem Taschenguide „Mitarbeitersuche“. Die Anzeige sollte sich auf möglichst wenig Text beschränken, die Schlagzeile sollte schnell zu erfassen sein. „Eyecatcher in Form von Logos oder Bildern erhöhen den Grad der Aufmerksamkeit und garantieren, dass interessante Kandidaten die Anzeige nicht einfach überlesen“, so die Autoren. Zwar bieten Stellenanzeigen in der Lokalpresse eine gute Gelegenheit, ein wenig Werbung für die moderne Ausstattung, die nette Atmosphäre in der Praxis zu machen, sind jedoch beileibe nicht der einzige Weg, um gute Auszubildende zu bekommen. Oftmals liegt das Gute nah und ein Aushang in der eigenen Praxis kann aus treuen Tierhaltern (bzw. deren Kindern), die sich in der Praxis sowieso schon wohl fühlen, ideale Angestellte machen. Gleiches gilt für die Veröffentlichung des Gesuchs auf der eigenen Homepage. Auch die Stellenbörsen der Landestierärztekammern können eine sinnvolle Alternative zur Schaltung einer Anzeige in der örtlichen Presse bieten.

Bewerbung und Vorstellungsgespräch
Wenn die ersten Bewerbungen ankommen, geht es an die rasche Bearbeitung. „Nach Eingang der Bewerbung sollten alle Bewerber möglichst umgehend einen Eingangsbescheid erhalten“, so Michael Lorenz. „Hier können Sie auch mitteilen, wie viel Zeit Sie für die Vorauswahl eingeplant haben und wann der Bewerber mit einem näheren Bescheid rechnen kann.“ Wenn sich schon beim ersten Durchsehen herausstellt, dass eine Bewerberin für die Ausbildungsstelle nicht in Frage kommt, kann statt des Eingangsbescheiden auch bereits eine Absage in die Post gehen. Einladungen zu Vorstellungsgespräches sollten so frühzeitig rausgehen, dass die Bewerber noch rechtzeitig planen können. Bei kurzfristigen Gesprächsterminen bietet sich eher die telefonische Einladung an. Für das Vorstellungsgespräch gibt es zunächst eine wichtige Verhaltensregel: Reden lassen! „Ich bin kaum zu Wort gekommen“, weiß so mancher Bewerber nach so einem Gespräch zu berichten. Michael Lorenz rät davon ab, beim Interview-Aufbau zuerst die Praxis und die Arbeit darzustellen und dann den Bewerber zu befragen. „So machen Sie es dem Bewerber leicht, sich in seiner Darstellungsweise umzustellen, sich selbst nach Anforderungslage zu verkaufen“, so Lorenz. „Problematisch ist, dass es in der Selbstdarstellung geschickten Bewerbern so gelingt, ihre wahren fachlichen Fähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmale zu verdecken.“ Statt zu Beginn allzu ausführlich auf die Anforderungen der Stelle einzugehen, empfiehlt sich eine kurze Vorstellungsphase, vielleicht auch ein Praxisrundgang zur Auflockerung. Statt geschlossene Fragen zu stellen, auf die man nur mit „Ja“ oder „Nein“ antworten kann, empfehlen sich offene Fragen, um mehr aus der Bewerberin herauszulocken, also so genannte „W-Fragen“: Wie, Was, Wer, Wann, Wodurch, Wo, Warum. Am besten ist es, einen Fragenkatalog vorzubereiten, an dem sich die Praxisinhaberin während der Vorstellungsgespräche entlanghangeln kann. Wer sich nach den Gesprächen noch nicht entschließen kann, sollte sich auch nicht scheuen, die Bewerberinnnen in der engeren Wahl zum Probearbeiten einzuladen. Hier kann auch das Praxisteam sich ein Bild von den Kandidatinnen machen. Und auch die Bewerberin kann herausfinden, ob sie sich bei den künftigen Kolleginnen wohlfühlt.

Formale Anforderungen an Bewerbungsschreiben

– ordentlich (gut lesbarer Ausdruck, ohne Flecken und Eselsohren)
– gute Orthographie
– sauber abgeheftet
– gute Kopien
– ausreichend frankiert
– Lebenslauf ohne Lücken
– Zeugnisse in zeitlicher Reihenfolge
– Anschreiben nennt den Grund der Bewerbung, soziale Kompetenzen, Interessen

Buchtipps

Michael Lorenz, Uta Rohrschneider:
Personalauswahl.
Schnell und sicher Top-Mitarbeiter finden;
Verlag Haufe, 182 Seiten.

Joachim Gutmann, Anja Karl:
Mitarbeitersuche.
Wie Sie Mitarbeiter schnell und effizient finden;
Verlag Haufe, 96 Seiten.

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