[01.04.2010]

Zeugnisse bestimmen unser Leben. So können schlechte Schulnoten Berufswünsche platzen lassen wie Seifenblasen – und schon manche Formulierung im Arbeitszeugnis hat eine Karriere abrupt beendet. Unterschieden werden Zeugnisse nach der Art und dem Zweck, dem sie dienen.

Die Disziplinierungsfunktion von Zeugnissen reicht von der Schule bis zum Ende des Berufslebens. Wer Beurteilungen abgeben kann, der übt Macht aus: Er kann „hinausprüfen“, Schwierigkeiten in Elternhaus, Familie oder Freundeskreis bringen, das Selbstwertgefühl schädigen. In einem Arbeitszeugnis werden Leistungen und Verhalten während einer bestimmten Berufszeit beurteilt, festgehalten und schriftlich fixiert. Weder die Wahrheit noch das Wohlwollen dürfen vernachlässigt werden. Auch darf dem Mitarbeiter der weitere Berufsweg nicht verbaut werden.

Das einfache Arbeitszeugnis und seine Aussagen
Das einfache Arbeitszeugnis dient als Tätigkeitsnachweis. Es fehlt – über die schriftliche Bestätigung der Dauer der Beschäftigung und die Beschreibung der ausgeübten Tätigkeit hinaus – jede Bewertung und Beurteilung. Das einfache Arbeitszeugnis enthält

1. die Angaben zur Person,
2. das Ein- und Austrittsdatum,
3. die Beschreibung des Aufgaben- beziehungsweise des Arbeitsgebietes,
4. Ort, Datum und Unterschrift,
5. die üblichen Angaben auf einem Firmenbogen mit dem Namen
der Firma, dem Firmenzeichen und dem Ort des Firmensitzes.

Ein einfaches Arbeitszeugnis wird dann ausgestellt, wenn ein Arbeitsverhältnis nach kurzer Zeit oder innerhalb der Probezeit endet. Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis, wenn er sein Arbeitsverhältnis beendet. Charakteristisch bei einfachen Arbeitszeugnissen ist, dass nur die Art und die Dauer einer Beschäftigung aufgeführt werden dürfen. Wenn ein Mitarbeiter etwa befürchtet, dass die Beurteilung der Fähigkeiten, der Leistungen und des Verhaltens ungünstig ausfallen, wird er ein derartiges Zeugnis verlangen.

Das einfache Arbeitszeugnis ist für den Ausstellenden unproblematischer als das qualifizierte. Es fällt leicht, bei den wenigen Angaben das Wahrheitsgebot zu erfüllen. Bei der Angabe der Dauer eines Beschäftigungsverhältnisses ist die rechtliche Dauer anzugeben. Die Gründe, die zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führten, müssen nicht zwingend im einfachen Arbeitszeugnis aufgeführt werden. Vom erweiterten einfachen Arbeitszeugnis führt die Stufung zum ausführlichen, das mit Ausnahme der fehlenden Beurteilung beinahe einem qualifizierten Arbeitszeugnis entspricht:

1. Um die Verwechslungsgefahr auszuschalten, werden Vor- und Familiennamen sowie der Name vor der Heirat bzw. einer Scheidung aufgeführt. Zum Geburtsdatum kommt der Geburtsort, im Zweifelsfall mit Nennung des Kreises beziehungsweise Landes.
2. Öffentlich rechtliche, etwa in Schulen oder Hochschulen durch Prüfungen erworbene Titel sind zu verwenden.
3. Vor den Namen wird „Herr“ oder „Frau“ gesetzt.
4. Die Art der Beschäftigung ist exakt zu umschreiben, damit auch ein Nichtfachmann sich etwas darunter vorstellen kann.
5. Bei Angestellten wird neben den Haupttätigkeiten auch auf Details eingegangen; je qualifizierter eine Arbeit war, desto differenzierter sollte sie beschrieben werden. Bei wechselnden Tätigkeiten wird nur die Haupttätigkeit nach Art und Dauer genannt.
6. Die Merkmale der Tätigkeit sind sorgsam aufzulisten. Das Fehlen einer vollständigen Tätigkeitsbeschreibung kann zu Schadenersatzforderungen führen, wenn nachgewiesen wird, dass ein Arbeitnehmer dadurch einen Arbeitsplatz nicht erhalten hat.
7. Das Ausstellungsdatum muss sich nicht mit dem Datum des Ausscheidens des Mitarbeiters aus dem Betrieb decken. Allerdings kann die Verwendung alten Briefpapiers verlangt werden, wenn bezüglich der Firma inzwischen Änderungen eingetreten sind.

Besonderheiten des qualifizierten Arbeitszeugnisses
Qualifizierte Arbeitszeugnisse sind „einfache“ Arbeitszeugnisse, bei denen der Arbeitgeber zusätzlich eine Bewertung von Leistung und Verhalten vornimmt. Das hat für den Arbeitnehmer dann entscheidende Vorteile, wenn er damit seine Leistungen bei einer Vorstellung vorzeigen und dokumentieren kann. Eine „Benotung“ des Arbeitnehmers, seiner Arbeitsbereitschaft und Teamfähigkeit, seiner Gesamtpersönlichkeit kann und wird ihm – positive Formulierungen vorausgesetzt – immer einen Vorteil gegenüber einem Konkurrenten bringen, der nur ein einfaches Arbeitszeugnis vorzuweisen hat. Mit der Beurteilung von Leistung und Verhalten beginnt jedoch die gesamte Problematik von Arbeitszeugnissen. Ein Zeugnis muss wahr sein und gleichzeitig wohlwollend… Wie aber ist beides unter einen Hut zu bringen?

Ein qualifiziertes Zeugnis sollte so klar wie möglich abgefasst werden. Es ist keine Schande, vorformulierte Aussagen zu verwenden, wenn sie dem Tatbestand entsprechen. Das Zeugnis stellt eine Unterlage für die Zwecke einer neuen Bewerbung zur Unterrichtung eines Dritten dar. Es dürfen deshalb keine Überbewertungen vorgenommen werden, die die Belange nachfolgender Arbeitgeber gefährden. Das Zeugnis muss wahr sein – und vollständig in allen wesentlichen Aussagen. Einmalige Mängel im Arbeitsprozess dürfen nicht überbewertet werden. Es ist so zu formulieren, dass der gewählte Ausdruck nicht zu Mehrdeutungen und zu Irrtümern führen kann, die den Arbeitnehmer schädigen. Die Formulierung muss wohlwollend sein, das Zeugnis darf das weitere Fortkommen nicht erschweren. Die Grenzen liegen bei der Gefahr von Schadenersatzforderungen zukünftiger Chefs wegen wahrheitswidriger (zu positiver) Angaben. Ein qualifiziertes Zeugnis muss folgende Teile enthalten:

1. die Angaben des Firmenbogens mit Firmennamen und Standort, Rechtsform und möglichst Art der Geschäftstätigkeit,
2. die Anrede Herr oder Frau, den Vor- und Familiennamen, auch den Namen vor der Heirat oder Scheidung,
3. Geburtsdatum und Geburtsort, gegebenenfalls Kreis oder Land,
4. einen öffentlich rechtlichen oder akademischen Titel,
5. die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses, gegebenenfalls chronologisch geordnet nach Tätigkeiten,
6. die Beschreibung der Art der Beschäftigung und der Aufgaben im Unternehmen,
7. die Beurteilung der Leistung und des Verhaltens, vorrangig Menge und Güte der Leistung, das Fachwissen und seine Anwendung, die Bereitschaft zur Leistung, die Zusammenarbeit und das Teamverhalten, Qualitäten in der Führung von Mitarbeitern,
8. Schlussformulierungen,
9. Unterschrift mit Firmenstempel.

Ein Zeugnis muss in der Form und Ausführlichkeit umfassend sein. Ein dürftiges Zeugnis auf einem DIN-A5-Bogen wird dem Anspruch nicht gerecht, weil man daraus schließen könnte, auch Leistung und Loyalität wären dürftig gewesen. Das gilt besonders bei Zeugnissen für langjährige Tätigkeit.

Zwischenzeugnisse
Von seiten des Arbeitgebers wird jedes Zeugnis, das vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus der Firma geschrieben wird, als Zwischenzeugnis bezeichnet. Das hat zwei Gründe: Einmal wird der Mitarbeiter nicht in der Arbeitsleistung nachlassen (Disziplinierungsfunktion); zum anderen läuft der Arbeitgeber nicht Gefahr, etwa bei strafbaren Handlungen zwischen der Zeugniserstellung und dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus der Firma von einem neuen Arbeitgeber haftbar gemacht zu werden. Beim Ausscheiden des Mitarbeiters wird dann das zu Bewerbungen benötigte Zwischenzeugnis gegen das Endzeugnis ausgetauscht.

Inhaltlich gelten auch für Zwischenzeugnisse die Grundsätze eines Schlusszeugnisses. Zwischenzeugnisse sind für den Arbeitgeber oft deshalb problematisch, weil bei einem Kündigungsschutzprozess nach einer Kündigung gegenüber dem Arbeitnehmer aus verhaltensbedingten Gründen der Arbeitgeber vor einer deutlich verschlechterten Beweissituation steht.

Die ideale Grundlage für ein Zwischenzeugnis ist eine regelmäßige Personalbewertung. Normalerweise werden Zwischenzeugnisse als qualifizierte Zeugnisse geschrieben. Es sind auch einfache Zwischenzeugnisse möglich; allerdings haben diese dann die übliche geringere Aussagekraft. Wenn eine Vertrauensbasis besteht, sollte man ein persönliches Gespräch – kein Dienstgespräch – führen, um eventuelle Schwachstellen im Betriebsklima zu erspüren. Der Wunsch nach Zwischenzeugnissen kann persönliche Gründe haben; oft aber sind diese Entwicklungen der erste Schritt nach einer Verschlechterung der Atmosphäre.

Ausbildungszeugnisse
Berufsausbildungszeugnisse gibt es in den verschiedensten Formen, zu beschreiben sind jeweils das Ziel der Ausbildung und die tatsächlich erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse. Die Art der Zeugniserteilung wird für kaufmännische, handwerkliche und gewerbliche Auszubildende im § 16 BBiG (Berufsbildungsgesetz vom 1.4.2005) geregelt. Danach hat der Ausbilder das bei Beendigung der Berufsausbildung ausgestellte Zeugnis mit zu unterschreiben. Dieses enthält Angaben über Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie die erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse. Führung, Leistung und besondere fachliche Fähigkeiten sind auf Verlangen des Auszubildenden oder Umschülers anzugeben.

Bei der Beurteilung eines jungen, in der Ausbildung stehenden Menschen ist „verständiges Wohlwollen“ oft unverzichtbar. Allerdings sollten ein Ausbildungsabbruch und ein erfolgloser Ausbildungsabschluss beziehungsweise die Wiederholung der Prüfung vermerkt werden.

Zeugnisse nach einer Probezeit
In der Praxis treten heute drei Formen der Beschäftigung auf, die als Probezeit anzusprechen sind. Dazu gehören das unbefristete Arbeitsverhältnis mit vorgeschalteter Probezeit und das befristete Probearbeitsverhältnis alter Prägung. In beiden Fällen kann nach § 630 BGB das Arbeitsverhältnis, unabhängig von den vertraglichen Vereinbarungen, als „dauerndes Arbeitsverhältnis“ angesehen werden. Seit der Geltung des Artikels 1 § 1 des Beschäftigungsförderungsgesetzes 1985 sind befristete Arbeitsverhältnisse in stärkerem Umfang als vorher möglich. Es kommt also mehr und mehr das befristete Arbeitsverhältnis mit gesondertem Vertrag hinzu, das wie ein Probearbeitsverhältnis gehandhabt wird. Auch bei einem Probearbeitsverhältnis besteht der Anspruch auf ein Zeugnis. Wird ein Arbeitsverhältnis nach der Probezeit abgebrochen, so ist bei einem einfachen Zeugnis der Hinweis auf die Probezeit nicht zulässig.

Ein Werturteil über einen Menschen nach kurzer Zeit abzugeben, wird immer riskant bleiben. Zufällige Eindrücke haben oft die Oberhand gewonnen. Manchmal empfiehlt sich die Zuflucht zu einem einfachen Zeugnis - das ist besser als zuzugeben, dass man sich ein klares Urteil durch die Kürze des Arbeitsverhältnisses nicht bilden konnte. Die Empfehlung gilt natürlich auch dann, wenn der Zeitraum im Prinzip ausreichte, um sich ein Bild von dem Mitarbeiter zu machen.

Lesen Sie in der nächsten Ausgabe von „Der Praktische Tierarzt“ Tipps zur Formulierung von qualifizierten Arbeitszeugnissen.

Buchtipp

Praktische Hinweise zum Verständnis und zum Verfassen von Arbeitszeugnissen finden Sie in folgendem Ratgeber:
Helmut Dittrich
Arbeitszeugnisse schreiben und verstehen
Standardformulierungen, Rechtsberatung, Checklisten 13., vollständig aktualisierte und überarbeitete Auflage, 2008, humboldt, 224 Seiten, 8,90 €, ISBN 978-3-89994-196-8.

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