[02.06.2009]

Büro-Ordnung: Sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen aufbewahrt werden, fordert das Steuerrecht.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen gehört das Grundbuch wie auch alle Haupt- und Nebenbücher. Letztere können bei doppelter Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der Offene- Posten-Buchhaltung ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Das berichtet das Magazin "Wirtschaft in Mainfranken" (WIM) der Industrie- und Handelskammer (IHK) Nürnberg unter Bezugnahme auf Paragraph 257 des Handelsgesetzbuches (HGB). Paragraph 147 Absatz 1 Abgabenordnung (AO) nennt darüber hinaus folgende Unterlagen: Inventare (Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden, Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen), Handels- und Geschäftsbriefe (Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäftes dient), Buchungsbelege (Geschäftsvorgänge, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage haben), Jahresabschlüsse bestehend aus Bilanz und Gewinn- sowie Verlustrechung, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Zollanmeldungen und sonstige Unterlagen (Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege, Bewertungen von Eigenleistungen). Für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Inventare, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege, Zollunterlagen und Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Alle übrigen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen seien sechs Jahre aufzubewahren. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen im Original aufbewahrt werden.

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